こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
前回は「業務管理シート」の概要と ダウンロード方法をお伝えさせて頂きました。
今回は「業務管理シート」の実践方法を更に深くご理解頂くため、
詳しい使い方をお伝えいたします。
なるべく分かりやすい形で使用イメージをお伝えしたかったので、
弊社での実際の出来事を元ネタにした「業務管理シートを使った会議の様子」を会話形式にて
お届けいたします。
お話を読みながら実際の使用イメージをつかんでいただきつつ、
「業務管理シート」を実践すれば便利に使いこなせること間違いなしです！
【 お話の背景 】
エースユナイテッドの子会社であるソシオス・イー・パートナーズが運用する
子供向けプログラミング教室で2022年の6月に教室名を変え、授業の内容も刷新するという
大規模な運用変更が行われることになりました。
それに伴い３名でプロジェクトチームを結成し、３月から２週間に１回のペースで会議を行い、教室運用変更に関する「やるべき事」や「解決すべき課題」の整理や、誰がいつまでにどう行動するか？を決めていきました。
【 登場人物 】
・伊藤：プロジェクト進行のサポート役
・齋田：プログラミング教室の責任者
・本間：プログラミング教室スタッフ
【 背景：3/10（木）会議室にて 初回プロジェクト会議 】
伊藤「今回は、6月スタートを予定している子供向けプログラミング教室の新体制運用を予定通 り実施させるため、この３名のプロジェクトチームで業務を進めていきます。よろしく お願いします」
斉田・本間「よろしくお願いします！」
伊藤「今回はやらなきゃいけない仕事がたくさんあると思いますので、
この『業務管理シート』を使って、業務内容や進捗などの全体管理を共有しながら
進めていきます」
本間「確かに仕事はいっぱいあります・・。
でも、その全部をこのシートで管理できるんですか？？」
伊藤「やってみれば分かるよ。
ではまず、やらなきゃ行けない事（業務名）を全部書き出していこうか。
それを業務管理シートの『業務名』に入れていきますので、
やらきゃいけない事を、順番を気にせず思いついた順でいいので教えてください」
齋田「新しい教室名の決定でしょ。後は、受講コースや料金体系も確定させないと・・」
本間「教室のホームページも新しくしますので、
その前準備であるドメイン（サーバーやURLの準備）も決めないと・・」
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伊藤「はい、業務名を全部入力しました。
入力した結果、やらなきゃいけない業務は全部で30コと判明しました。
やっぱり結構あるね」
本間「最初に業務数を確認できるのはいいですね」
伊藤「ここからが本番だ。仕事を進めやすくする為に業務を整理していくよ。
では次に、手をつける（業務の）順番を確認します。
一番優先度が高い業務を『A』、その次が『B』、
優先度が一番低い業務を『C』として、『優先度』にＡ～Ｃを入力していきます」
斎田「えーと、受講コースはA。料金体系もAだね。ホームページ作成はBかな～」
伊藤「OK。これで業務の優先順位が分かりました」
伊藤「このような感じで、業務管理シートの項目に従い業務管理シートを埋めていきます！
という事で次は、優先度A〜Cそれぞれの期日（〆切日）を設定します。
優先度Aはいつまでに終わらせないといけないかな？
同時に、優先度BとCの期日も教えてください。
その日にちを『最終期日』に入力しておきます」
斎田「優先度Aは３月末までで、優先度Bは４月末までには終わらせたいな。
優先度Cに関しては急ぎじゃないから５月末にしておきます」
伊藤「はい、期日はＯＫです。
続いてそれぞれの業務担当者を確認し、担当者名を『担当者』の欄に記入していきます」
斎田「受講コースは斎田が担当で、ロゴマークは本間さん。
ドメインは斎田と本間さん２人になるかな・・」
伊藤「ありがとうございます。
これで、業務数と優先順位、期日と担当者まで整理できましたね」
本間「なるほど。業務が結構整理できてますね！」
伊藤「しかし、これで終わりではありません！
これから行う作業は超重要！！
たくさんある業務を簡単に管理できるようにするためのキモになります！！
作業量も多く、頭も使わなきゃいけないし時間も手間もかかって少し大変な作業では
あるけども、『めんどくさい』と途中でやめずに最後までこの『業務管理シート』を
完成させましょう。
ここをしっかりやらないと、この業務全体の進捗管理が上手くいかないと言っても
過言ではありません！
もしかしたら、この作業が上手く進まない所も出てくるかもしれませんが、
最初は誰でもそうなる事が多いので安心してください。
じっくり考えながら進めていけば確実に出来ますし、やる度に慣れていくので段々
スムーズに進められるようになります。」
本間「一体、な、何をするんですか・・？」
伊藤「各業務の細かい作業手順を入力していきます！」
本間「・・？どういうことですか？？」
伊藤「それぞれの業務のスタートから完了までの作業手順を
業務管理シートの「やる事①」から順番に全て書いていきます！」
本間「ん？どういう事ですか？」
伊藤「各業務のスタート（１番最初にやる作業）からゴール（最後の仕上げ作業）までの
細かい手順を明確にして、それを入力していきます」
斎田「と言うと？」
伊藤「業務をこなすと言っても作業手順があるでしょ？その手順を最小単位まで
細かくしていって、それを『やる事①』から順番に書いていく作業をします」
本間「ちょっと難しそう」
伊藤「例えば、カップラーメンを作るにしても手順があるよね？
➀ お湯を沸かす
② 蓋を空ける
③ かやくを入れる
④ お湯を注ぐ
⑤ ３分待つ
これを実際の各業務で考えた時に、どういう作業手順になるのか？を
考えて明確にしていきます。別の言い方をすると『業務を分解』。
業務を分解した結果、明確になった作業手順を全て記入していきます」
本間「これは・・なかなか難しそうな作業ですね・・」
伊藤「確かに大変だし、少し難しい点もあるかもしれませんし、
繰り返しになりますが最初は上手く分解できないかもしれません。
でも、実際にやって行き、慣れていけば大丈夫です。
各業務の作業手順が表示されていることで、
この後の進捗管理がめちゃくちゃ楽になります！」
斎田「なるほど」
伊藤「とりあえず業務を１つピックアップしてやってみましょう！
業務名『ドメイン』は、１番最初に何の作業が必要ですか？」
斎田「業務名『ドメイン』で先ずやらなきゃいけない事は・・
『レンタルするサーバーを決める』だな」
伊藤「その次（２番目）は何をしないといけないですか？」
斎田「そうだね、それが決まったら（サーバーレンタルの）契約するプランを
決めないといけないね」
伊藤「契約するプランが決まったら、次に何をしないといけないですか？」
斎田「レンタルサーバーと契約の手続きになるね。
後は、ドメイン（URL）を決めて、サーバーに登録すれば業務としてはOKかな」
伊藤「了解。という事は、業務名『ドメイン』の作業を分解すると
①レンタルサーバープラン選定
②プラン検討
③レンタルサーバー契約
④ドメイン（URL）決める
⑤サーバーにドメイン登録
という作業の手順になりました」
本間「なるほど～」
伊藤「この様な要領で、全ての業務に細かい作業単位まで分解行い、
その手順を全て入力していきます」
斎田「了解」
・・・こうして、全ての業務に対して業務の分解を行い全ての作業手順を書きおえました。
伊藤「ありがとうございます。全ての業務に対する作業手順の入力が終わりました」
本間「おお！縦（行）で業務が一覧できて、横（列）で作業手順が一気に見られるんですね。
これは分かりやすいですね！」
伊藤「これで業務管理シートが出来上がりました！
最も重要な業務分解を細かくしていく作業も行いここまでくるのは大変だったかと
思いますが、この作成した業務管理シートで管理を行う事で、作業は問題なく
進めることができます。
お疲れ様でした！」
斎田・本間「お疲れ様でした！」
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いかがでしたか？会議で活用する様子はイメージできたでしょうか？
最後に、業務管理シートを上手に活用するポイントを２点だけお伝えします。
１点目は、やる事①（＝ 最初にする作業）』を
いつまでに終わらせるかを決めて『次にやる事の期日』に日にちを入力しましょう。
そうする事で分解した作業の日程が分かるだけでなく、
入力後、『次にやる事の期日』の列で『A→Zで並び替え』を行うことで
期日が近い順で上から並ぶので作業手順整理がより分かりやすくなります。
２点目は、終わった作業は色を付けていく事をおすすめします。
そうする事で、『色がついている作業＝作業が終わっている』という意味になり
進捗が分かりやすくなります。
作業が終わって色付けを行った際は、『次にやる事の期日』の日にちを、
「未だ終わっていない次作業の期日」に上書きをしてください。
今回の実践例をご覧になって「なるほど！これは便利」と思った方も
「使えそうだかも・・」と少し興味が湧いた方もぜひ１度お試しあれ！
業務進捗の情報が常にすっきり整理されすごーく楽になるのは請け合いです。
また、先着５社限定で、ご希望の方に御社が実際に使用する「業務管理シート」を
伊藤が一緒に作成させて頂きます！！
「使ってみたいけど上手く使えるか不安」、「説明を聞きながら実体験してみたい」
という方はぜひお気軽にご相談ください
